Ausschreibung So­ci­al-Me­dia Kam­pa­gne „Ja zur Feu­er­wehr“

Kon­zep­ti­on und Pro­duk­ti­on von Kurz­fil­men

 Zeitraum 2019 bis 2022

Das Amt für Brand- und Katastrophenschutz der Polizeidirektion Hannover führt im Auftrage des Niedersächsischen Ministeriums für Inneres und Sport seit 2012 die Imagekampagne „Ja zur Feuerwehr“ durch. Diese Kampagne soll Nachwuchs für die Freiwilligen Feuerwehren Niedersachsens gewinnen, die Bevölkerung über den Aufbau des Brandschutzes informieren und einen Service für Feuerwehrleute bieten. Sie richtet sich damit im Rahmen der Aufklärung an die Bevölkerung Niedersachsens, an Mitglieder der (freiwilligen) Feuerwehr und an Feuerwehr interessierten Nachwuchs: Mädchen und Jungen sowie Männer und Frauen – mit verschiedenstem kulturellen Hintergrund als potentielle Nachwuchskräfte. Weitere Hintergründe finden Sie in dem Dokument „Gewinnung und Stärkung von Freiwilligen für die Feuerwehren in Niedersachsen“ http://www.feuerwehr.niedersachsen.de/wp-content/uploads/sites/2/2017/08/Handreichung_Gewinnung_und_Staerkung_von_Freiwilligen.pdf

Ausschreibung Social Media

Konkret geht es um die Produktion von Bewegtbildbeiträgen zur Verwendung in den Kanälen der Imagekampagne in den Jahren 2019-2022.

https://www.service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Polizeidirektion-Hannover-Amt-fuer-Brand-und-Katastrophenschutz/2019/02/2799733.html?nn=4641474&type=0

Sammelstelle für Fragen von Bietern

Auf redaktionelle Bearbeitung der Fragen wurde verzichtet.

04.03.2019

FRAGE: In der Ausschreibung fordern Sie die 3 Wirtschaftsjahre an – wir können bis dato erst 2 Jahre vorweisen. Macht es Sinn bei der umfangreichen Bewerbung? Oder ist es kein Kriterium?

ANTWORT: Sie tragen die Wirtschaftsjahre ein, die Sie nachweisen können. Ein fehlendes Wirtschaftsjahr ist kein Ausschluss für die Vergabe.

FRAGE: Das Gesamtbudget beträgt laut Ausschreibungsunterlagen ein Volumen von ca. 200.000€. Weiter entnehme ich, dass wir hierfür im gesamten Auftragszeitraum etwa 40 Filme (geplante Drehs und Berichterstattung von Tagesveranstaltungen) produzieren sollen. Ist das so korrekt?

ANTWORT: In den Ausschreibungsunterlagen finden Sie alle nötigen differenzierten Informationen zu Ihren Fragestellungen. (S.1-3)

05.03.2019

FRAGE: „Personalkosten: Hier kalkulieren Sie bitte alle Personalkosten für das gesamte Projekt von der Planungsphase bis zur Fertigstellung. Der Posten ist verbindlicher Teil des Angebotes.“ Leider konnte ich den in der Bekanntmachung stehenden Informationen nicht den genauen Produktionsumfang ableiten. Bezüglich des Gewinnspiels ist die Anzahl der Filme natürlich abhängig von unserem Konzept. Allerdings wird von 1-3 weiteren Anlässen gesprochen. Sollen wir an dieser Stelle von dem maximalen Aufwand ausgehen und darüber hinaus die Einzelpreise (pro Film) auflisten? Wie verhält es sich mit dem Produktionsumfang für 2020 – 2022? An dieser stelle konnte ich leider auch keine finale Filmanzahl feststellen.

ANTWORT: Bei der Kalkulation ist für uns relevant, das die Kalkulation transparent ist. Zwei Rechenwege sind möglich:

  1. Grundlage kann das Maximum inklusive aller Optionen sein. Sofern die Optionen nicht realisiert werden, wollen wir wissen, wie sich der Preis verringert. Praktisch bedeutet dies wie hoch sind die Personalkosten pro Film.
  2. Zulässig ist auch der Ansatz, dass Sie uns ein Angebot für den Minimalaufwand machen und uns die Kosten für jeden weiteren Film –aufgeteilt nach Personal und Sachkosten – auffschlüsseln.

In der Leistungsbeschreibung sind Mindestfilmzahlen festgelegt und Optionen, die in Anspruch genommen werden können, aber nicht müssen.

FRAGE: Sachkosten: Hier kalkulieren Sie bitte alle Sachkosten für das gesamte Projekt von der Planungsphase bis zur Fertigstellung. Dieser Posten ist verbindlicher Teil Ihres Angebotes.“  Die Sachkosten sind an die oben erwähnte Filmanzahl gekoppelt. Daher brauche ich auch hier mehr Informationen für den genauen Umfang.

ANTWORT: Vergleichbar zu den Personalkosten sind hier die Sachkosten zu kalkulieren. Die Erläuterung zu den Optionen finden Sie oben.

06.03.2019

FRAGE: „Bereitstellung von Fotos und Grafiken mit Filmbezug zur Anmoderation im Social-Media-Bereich“ Wie hoch ist der Aufwand in diesem Bereich? Sollen die Dreharbeiten immer mit einem Fotografen begleitet werden? Sollen von uns neue Grafiken entworfen werden oder bauen wir auf bestehend Layouts auf?

ANTWORT: Sie beschreiben in Ihrem Angebot wie sie das realisieren wollen. Sie haben hier Gestaltungsspielraum. Die vorhandenen Elemente der Kampagne können auf der Homepage und auf Facebook eingesehen werden. Die Corporate ID soll weiterverwendet werden. Sie sollten im Blick behalten, ob die von Ihnen angebotenen Maßnahmen in der Lage sind die Ziele zu erreichen. (S. 1 Ziele und Zielgruppen)

FRAGEN: „SEO-Optimierte Platzierung im Youtube-Kanal „Ja zur Feuerwehr“ Ist hiermit das Einfügen von Suchbegriffen im jeweiligen Film auf Youtube gemeint? „Redaktioneller Betrag – SEO-optimiert für die Homepage“ Soll zu jedem Film ein redaktioneller Beitrag erstellt werden? Wie lang soll der Beitrag / die Beträge sein?

ANTWORT: Ja, zu jedem Film ist ein redaktioneller Betrag gefordert, der SEO-optimiert sein soll. Keywords müssen festgelegt werden und der Text muss darum aufgebaut und strukturiert werden. Die benötigte Länge der Texte sollte in der Branche bekannt sein. Diese Maßnahmen sind jeweils auf die Kanäle anzupassen.

FRAGEN: In dem Ausschreibungsdokument ist die Rede von der Konzeption eines Gewinnspiels aus dem die Filmserie für 2019 mit dem Themenschwerpunkt „Vielfalt der Feuerwehreinsätze in Niedersachsen“ generiert werden soll.

    • Was ist mit dem Satz („Denkbar wäre es, diese Filmserie aus einem zu konzipierenden Gewinnspiel zu generieren.“) genau gemeint?
    • Für wen ist dieses Gewinnspiel gedacht/ Wer kann daran teilnehmen?
    • In welcher Form soll das Gewinnspiel beworben werden (Video/Text)?
    • Was ist der potenzielle Preis des Gewinnspiels?
    • Wie kann man an diesem Gewinnspiel teilnehmen?
    • Ist das Konzept des Gewinnspiels Teil der abzugebenden Unterlagen des Angebots?

ANTWORT: Das Konzept ist Teil der abzugebenden Unterlagen und fließt zu 40 % ein bei der Vergabeentscheidung (S. 6 Ausschreibungsunterlagen). Das erwartete Konzept bezieht sich auf ein Konzept für das Gewinnspiel (S. 1) oder alternativ auf das Nebenangebot (S. 3)

07.03.2019

FRAGEN: Da unser Unternehmen an der o.g. Ausschreibung teilnehmen möchte, würde ich gerne in Erfahrung bringen, ob neben dem PDF Dokument, das online bereit gestellt wurde, noch weitere Vergabeunterlagen, wie zum Beispiel die Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen oder die Selbstverpflichtungserklärung, zur Verfügung stehen.

ANTWORT: In dem pdf-Dokument finden Sie am Ende die Seite zur Selbstverpflichtungserklärung und die Seite der Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen. Hier noch einmal der Link zur Ausschreibung

https://www.service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Polizeidirektion-Hannover-Amt-fuer-Brand-und-Katastrophenschutz/2019/02/2799733.html?nn=4641474&type=0

FRAGE: Welche Vergabe- und Maßnahmennummer sollen wir eintragen?

ANTWORT: Verweis auf „Social Media Kurzfilme“ genügt; damit kann das Angebot zugeordnet werden.

FRAGE: Ist das angesprochene Gewinnspiel Hauptinhalt der Produktion und welche Punkte umfasst dieses konkret? (Planung, Durchführung, Auswertung?)

ANTWORT: Hauptinhalt im Jahr 2019 ist die Vielfalt der Feuerwehreinsätze, die in einer Serie zur Nachwuchsgewinnung Interesse an der Feuerwehr multimedial hervorrufen soll. Das Mittel könnte ein Gewinnspiel sein. In der Vergangenheit entstand die Serie „Retter gesucht“ über ein Gewinnspiel. Für Ihr Angebot sind Planung, Durchführung und Auswertung zu berücksichtigen. Weitere Details S. 1 +2 in der Leistungsbeschreibung.

13.03.2019

FRAGE: In den Vergabeunterlagen ist angegeben, dass Referenzprojekte als Link oder Upload-File abgegeben werden können. Da die Bewerbung postalisch zu Ihnen geschickt werden soll, wäre es nicht einfacher für Sie, wenn wir eine CD oder einen USB-Stick mit den Links zu den Referenzen beilegen würden? Sonst müssten Sie ja Links Zeichen für Zeichen abtippen.

ANTWORT: Sie können uns zu Ihrem Angebot gerne eine CD oder einen USB-Stick dazulegen.

14.03.2019

FRAGE: Leider konnten wir aus der Ausschreibung nicht entnehme, ob einzelne Teilleistung auch an Dritte abgetreten werden können, solange hiermit kein Erhöhter Kostenaufwand für den Auftragnehmer zu Stande kommt. Nur als Beispiel für solche Leistungen: Drohnenpilot oder Hair & Make-Up. Falls die Beauftragung Dritter erlaubt ist, müssen diese gesondert gekennzeichnet werden?

ANTWORT: Bei der Realisierung dürfen Dritte eingebunden werden. Im Angebot ist kenntlich zu machen, welchen Leistungen vergeben werden. Diese Leistungen müssen im Kostenaufwand enthalten sein.

19.03.2019

FRAGE: Wie sollen die Nachweise der Qualifikation der Mitarbeiter dargestellt werden? Reicht hier die Aufstellung der Abschlüsse und Berufserfahrungen aus oder sollen diese mit Zertifikaten belegt werden?

ANTWORT: Die Aufstellung der Abschlüsse und Berufserfahrungen genügen für das Angebot.

21.03.2019

FRAGE: Wieviel Drehtage sind erfahrungsgemäß und im Sinne des Angebots „Ja zur Feuerwehr“ pro Clip maximal vorgesehen oder gewünscht? Zu unserem Vorgehen:
Können wir für die 10-Clip-Serie in 2019 und die 10-Clip-Serie 2021/2022 jeweils 2 Drehtage planen? Umso umfangreicher der Output bzgl. der darzustellenden Einsatzvielfalt, denken wir – auch um unserem feingliedrigen Kurzkonzept Rechnung zu tragen, das inhaltlich klar auf die vorgegebenen Kommunikationsziele aus den Vergabeunterlagen (respektive Bekanntmachung) abgestimmt ist.
Für die 10-Clip-Serie 2020 ist pro Film ein Drehtag angesetzt, da es um den Arbeitstag des jeweiligen Mitgliedes der Feuerwehr geht, richtig?

So haben wir es jetzt pro Serien-Flight kalkuliert und kommen auch auf realistische Dimensionen, weshalb wir hier nur noch einmal sichergehen wollen, dass wir auf dem richtigen Weg sind. Falls nicht, bitten wir um Ihr Einlenken.

ANTWORT: Die Anzahl Drehtage ist unmittelbar mit Ihrem Konzept verbunden. Wenn Filmmaterial von einem anderen Drehort mit dem Drehtag des Feuerwehrmitglieds zusammengeschnitten wird, ergibt sich vielleicht eine andere Rechnung. Wir überlassen es Ihnen, die Qualität der Filme sicherzustellen.

Das bedeutet, Sie entscheiden wie viele Personen Sie pro Drehtag benötigen, damit am Ende das Zusammenspiel von Leistung und Qualität stimmt. Wir werden das nicht in Frage stellen.

Der Passus der Ausschreibung „Einfluss auf die Produktion, insbesondere in Form und Inhalt zu nehmen“ (S. 3) bedeutet, dass wir erfahrungsgemäß manche Rahmenbedingungen nicht so zur Verfügung stellen können, wie Sie sich jene gerne wünschen. Gleiches gilt für die Botschaften in den Videos. Wie bei Projektarbeit üblich, kann erst im Umsetzungsprozeß überprüft werden, was wie gut umsetzbar ist.

FRAGE:  Wir zählen insgesamt 30 Videoclips (2019: 8-10 Stk., 2020/2021: 10 Stk., 2022: 10 Stk). Bei Ausschöpfung aller optionalen Leistungen bewegen wir uns bei fast 40 Clips insgesamt, richtig? Eine ähnliche Frage wurde bereits formuliert. Ist der Leistungszeitraum pro Serie Ihrerseits somit überhaupt auf Drehtage bezifferbar oder hängt dies ganz und gar von unserem Konzept ab, das auf je 2 Drehtage pro Clip ausgerichtet ist?

ANTWORT: Wir möchten im Angebot an einer Stelle ersichtlich sehen können, was uns ein weiterer Film kostet. Wie Sie das für sich kalkulieren, dass ihr Angebot wirtschaftlich ist, bleibt ihnen überlassen.

FRAGE: Auf Ihrer Website verweisen Sie auf Seite 1 und 2 der Leistungsbeschreibung. Damit ist die Bekanntmachung gemeint, die 9 PDF-Seiten lang ist oder gibt es dieses Dokument einzeln? Auch hier wollen wir uns abschließend rückversichern, dass wir nichts übersehen haben.

ANTWORT: Ja, 1 und 2 der Bekanntmachung ist gemeint.

Rückfragen ab 21.03.2019 13:00 Uhr können aus organisatorischen gründen nicht mehr beantwortet werden.

Zuschlag für Social Media Filme 2019 bis 2022

Nach Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots anhand der Zuschlagskriterien gemäß § 16 Abs. 7 und 8 VOL/A erhielt das Angebot mit der höchsten Bewertung den Zuschlag. Mit der Durchführung der Leistungen wird die Bietergemeinschaft TVN Corporate Media GmbH & Co. KG zusammen mit TVN Produktion GmbH & Co. KG beauftragt.